Heutzutage geben viele Unternehmen keine Rechnungen in Papierform mehr aus, sondern schicken nur noch ein entsprechendes Dokument per eMail. Besonders gilt dies für solche Firmen, die ihre Geschäfte generell online abwickeln, wie zum Beispiel Telekommunikationsunternehmen oder auch viele Stromversorger. Das Hauptargument ist dabei meist die Senkung von Verwaltungskosten, die in Form günstigerer Preise an die Kunden weitergegeben werden können. Immerhin schlagen der Ausdruck, die Kuvertierung und Frankierung von Rechnungen in traditioneller Form erheblich zu Buche. Was sollte also gegen eine solche elektronische Rechnungsstellung sprechen? Für Privatleute ist es in der Regel nicht von Belang, doch sobald eine elektronische Rechnung dem Finanzamt vorgelegt werden soll, kann es zu Problemen kommen.
Auf elektronische Signatur achten
Die Finanzbehörden finden es prinzipiell nicht akzeptabel, wenn eine Rechnung nicht mehr in ausgedruckter Form zur Verfügung steht. Zudem besteht das Risiko, dass bei einem Datenverlust kein Nachweis mehr über die Rechnungen geführt werden kann. Daher sollten zumindest Gewerbetreibende immer auch einen Papierausdruck der Rechnungen vorweisen können. Da die meisten Firmen hierfür inzwischen gesonderte Gebühren berechnen, kann auch ein Ausdruck der elektronischen Rechnung durch den Kunden erfolgen. Aber hier lauert gleich der nächste Fallstrick: Das Finanzamt akzeptiert in vielen Fällen nur solche Rechnungen, die eine elektronische Signatur aufweisen können. Ist diese nicht vorhanden, kann es passieren, dass die Belege als nicht gültig eingestuft werden. Bei einer umfassenden Betriebsprüfung kann das teuer werden, falls die jeweiligen Beträge dann per Steuerschätzung nachgezahlt werden müssen. Zumindest gewerbliche Kunden haben auch die steuerrechtliche Verpflichtung, Rechnungen über einen Zeitraum von zehn Jahren hinweg aufzubewahren. Dies gilt auch für elektronische Rechnungen, weswegen sich ein Ausdruck auf Papier immer empfiehlt.
Papierform wird vom Finanzamt bevorzugt
Der Kunde sollte also wenn möglich eine Papierrechnung vorziehen – auch wenn dies im Zeitalter der elektronischen Datenverarbeitung nicht mehr zeitgemäß anmutet. Falls ein Unternehmen eine Papierrechnung gar nicht mehr oder nur gegen hohe Gebühren ausstellt, sollte man wenigstens auf eine ausreichende Signatur durch den Rechnungsaussteller bestehen. Kann diese nicht gewährleistet werden, ist zu überlegen, ob eine Geschäftsbeziehung mit dem Unternehmen weiterhin sinnvoll ist. Denn wenn das Finanzamt solche Rechnungen beanstandet, kann es nicht nur zu einer Steuerschätzung kommen, sondern unter Umständen auch zu hohen Bußgeldern. Der Kunde sollte also auf Nummer sicher gehen und sowohl die Ausdrucke sorgfältig aufbewahren als auch die elektronischen „Originale“ in einer eigenen Dateistruktur pflegen. Eine regelmäßige Datensicherung ist oberstes Gebot, damit keine wichtigen Rechnungen verloren gehen können. Durch die lange Aufbewahrungspflicht und die kurzen Evolutionsintervalle bei der Computertechnik ist dies wichtiger als je zuvor.
Korrekte Datensicherung ist wichtig
Und auch bei der Datensicherung kann man Fehler machen: Verlassen Sie sich nicht auf eine einzige Kopie und überprüfen Sie die Art des Datenträgers. Besonders CD-Rom und DVDs unterliegen natürlichen Prozessen, die auf lange Sicht einen Datenverlust verursachen können. Besser ist es, die Originaldaten regelmäßig (und nicht etwa nur eine Kopie der Kopie) auf stabile Datenträger zu sichern. Experten empfehlen hierfür die Verwendung externer Festplatten, die zum einen unabhängig vom restlichen Computersystem gelagert und weiterverwendet werden können. Zum anderen gelten Festplatten auch als deutlich verlässlicher hinsichtlich der Datensicherheit als andere Speichermedien. Auch die beliebten USB-Sticks und Speicherkarten sind nicht unbegrenzt vertrauenswürdig und weisen bisweilen Fehler auf.